CÓMO ESCRIBIMOS TAMBIÉN NOS DEFINE: sigue estos pasos para mejorar la imagen que proyectas en tus emails

Gran parte de las comunicaciones que mantenemos en los tiempos que corren se hacen de forma virtual: emails de trabajo, compras online, formación a distancia…

¿Te has preguntado alguna vez cómo te perciben las personas con las que te comunicas sin contacto físico?

El ritmo frenético de nuestro día a día nos lleva a menudo a escribir con prisas, de forma descuidada, haciendo que nuestra comunicación sea defectuosa y presentándonos ante otras/os de forma diferente a la que nos gustaría.

Cuando la interacción se realiza por escrito las palabras cobran aún más importancia al ser la comunicación no verbal casi inexistente. Al carecer de miradas, gestos y tono de voz perdemos mucha información, pero podemos aportarla de otra manera: siguiendo ciertas pautas, que, además, nos ayudarán a la hora de proyectar una imagen positiva de nosotras/os.

A continuación veremos los errores más comunes en los correos electrónicos y cómo evitarlos:

  • Omitir el saludo: saludar a la persona a la que nos dirigimos y hacerlo incluyendo su nombre no sólo es signo de buena educación, sino que capta la atención de nuestra/o lector/a y nos hace más cercanas/os:

Buenos días, María.

¡Buenas tardes, Susana!

Hola, Javier.

  • Escribir sin espacios: es importante dividir la información por bloques temáticos para facilitar su comprensión. Escribe sobre cada tema diferente en un párrafo distinto.

  • Omitir la firma: es probable que la persona a la que te diriges ya sepa quién eres, pero en muchas ocasiones no es así. Pon tu nombre (y apellido) al final del escrito y de esta forma, igual que ocurre con el saludo, te acercarás a tu interlocutor/a. A veces se nos olvida que detrás de la pantalla hay otro ser humano…

  • No releer: cuando termines de escribir, lee (al menos una vez) el texto al completo. De esta manera podrás corregir posibles errores y comprobar si lo que has escrito tiene sentido, si está bien redactado, si expresa lo que quieres decir, etc. Quizá te haga tardar unos segundos más (¡o incluso algún minuto!) en darle a “enviar”, pero te aseguro que tener que dar explicaciones y resolver malentendidos a posteriori te llevará mucho más tiempo.

  • No revisar el/la receptor/a: otra acción que te llevará segundos es revisar a quién le vas a enviar el mensaje. Asegúrate de que la dirección es correcta y que la persona es la adecuada. Es obvio, sí, pero podría contarte más de uno y más de dos casos reales de mensajes comprometidos enviados a quien no debía leerlos… Por otro lado, si has recibido un email con más personas en copia es porque esas personas deben estar informadas de la conversación al completo, así que asegúrate de “responder a todos” (opción disponible en cualquier servicio de correo electrónico).

  • No adjuntar un archivo: también suele ocurrir al ir a enviar documentos, archivos, fotos, etc., que escribamos todo el texto y enviemos el mensaje sin haber adjuntado el archivo correspondiente. Adjúntalo antes de empezar a escribir y te asegurarás de que no lo olvidas.

Además, ten en cuenta lo siguiente:

  • Cuando contestes un mensaje, comprueba primero que lo has leído hasta el final y lo has entendido correctamente. Muchas veces empezamos a escribir antes de haber terminado de leer lo que nos han enviado, cometiendo el error (muy molesto para quien te ha escrito) de hacer preguntas o comentarios que ya estaban explicados con anterioridad.

  • Pon Asuntos claros para que el/la receptor/a pueda saber de qué le vas a hablar, y crea una nueva cadena de emails si vas a iniciar un nuevo tema de conversación. De esta manera facilitarás el orden y la posterior recuperación de la información.

  • ¡Ojo con lo que dejas por escrito! No importa si la persona a la que escribes es de tu máxima confianza… Ten mucho cuidado con las cosas que dejas por escrito (información confidencial, críticas a terceras personas, etc.) porque pueden volverse en tu contra.

Ten en cuenta, además, que quien te lee sólo conoce tus pensamientos e intenciones a través de tus palabras y la forma en que las expones. Da información clara y sencilla.

Tómate tu tiempo para leer, pensar, escribir, releer y corregir. Cuida la ortografía, la gramática y el formato del texto. Escribe con atención y cuidado y serás percibida como una persona atenta y cuidadosa, proyectando confianza y profesionalidad.

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